CRM dosyaları

Güncellendi:

Nerede: Gelen Kutusu > CRM dosyaları

CRM, sohbetlerinizin yanı sıra müşteri dosyalarını da takip eder. Dört tür dosya vardır ve her birinin kendi sekmesi bulunur:

  • Şikayetler
  • Takipler
  • Görüşmeler
  • Belgeler

Yalnızca hesabınızın kullanma izni olan türleri görürsünüz.

Nerede bulunur:

  • Sol paneldeki CRM simgesi. Telefonda CRM ana menüdedir.
  • Açık bir sohbetin yanındaki "Şikayetler" sekmesi (kulaklık simgesi). Bu sohbetin müşterisine ait dosyaları gösterir.
  • Sohbet menüsü (bir sohbete sağ tıklayın veya sohbetin içindeki menüyü kullanın), ardından "CRM". Bu işlem aynı sekmeyi açar.

CRM bölümünün içindeki sekmeler, kullanabileceğiniz dosya türlerinin yanı sıra "Müşteriler" ve "Raporlar" sekmeleridir.

Bir sohbeti dosyaya dönüştürme

  1. Sohbeti açın ve yanındaki "Şikayetler" sekmesine tıklayın. Sohbet menüsünden "CRM"yi de seçebilirsiniz.
    A conversation with its "Complaints" tab open beside it: the customer's cases
  2. SyBox müşteriyi bulursa müşterinin dosyalarını görürsünüz. Numara birden fazla müşteriye aitse önce birini seçin.
  3. "Bu numarayla kayıtlı bir müşteri yok" uyarısını görürseniz "Ekle customer" butonuna tıklayın, müşterinin bilgilerini doldurun ve kaydedin. (Müşteri listeniz başka bir sistemden geliyorsa bu buton görünmez.)
  4. "Ne eklemek istersiniz?" altında, istediğiniz dosya türüne tıklayın; örneğin "Şikayetler" veya "Takipler".
  5. Formu doldurun:
    • Konu (zorunlu)
    • Departman (zorunlu)
    • Bitiş tarihi (isteğe bağlı)
    • Açıklama (isteğe bağlı)
    • Müşteri alanı zaten doldurulmuştur.
  6. "Kaydet" butonuna tıklayın. Yeni dosya açılır ve sohbetten hiç ayrılmazsınız.

CRM bölümünden dosya oluşturma

  1. CRM'i açın ve türün sekmesini seçin; örneğin "Takipler".
  2. "+" butonuna tıklayın. Bu buton ilgili türün adını taşır.
    CRM, Follow-ups: the open follow-ups and the "+" button that adds one
  3. Müşteri altında, ada veya numaraya göre arama yapın ve müşteriyi seçin.
  4. Konu, Departman, Bitiş tarihi (isteğe bağlı) ve Açıklama alanlarını doldurun, ardından "Kaydet" butonuna tıklayın.

Bir dosyada neler görünür

  • En üstte: müşterinin adı, konu, durum ve dosya numarası (kopyalamak için üzerine tıklayın).
  • Değiştirmek için üzerine tıklayabileceğiniz departman.
  • Dosya üzerinde çalışılırken durum "Açık" şeklindedir. Kapatılan bir dosyada "Çözüldü", "Çözülmedi" veya "İptal edildi" yazar.
  • Dosya henüz açıkken geçmiş bir bitiş tarihi, gecikmiş olarak işaretlenir.
  • Zaman tüneli her girişi sırasıyla listeler: işlemi kimin, ne zaman yaptığı ve işlemin ne olduğu. Buna notlar, durum değişiklikleri, departman, müşteri ve bitiş tarihi değişiklikleri (eski ve yeni değerleri göstererek), görseller, dosyalar, sesli mesajlar ve müşteriye gönderilen mesajlar dahildir.
  • Her giriş, onu kimlerin okuduğunu gösterir. Bir girişi yanıtlayabilir veya beğenebilirsiniz.

Not ekleme

  1. Dosyayı açın.
    An open case: "Note" and the Description box, then Save
  2. "Açıklama" kutusuna yazın. Bir iş arkadaşınıza bildirim göndermek için "@" yazın ve adını seçin.
  3. "Kaydet" butonuna tıklayın. Düz metin not olarak kaydedilir.

Kendi notunuzu, bir iş arkadaşınız okuyana kadar düzenleyebilirsiniz.

Görsel, dosya veya sesli mesaj ekleme

  1. Açık bir dosyada, "Görsel" veya "Dosya" butonuna tıklayıp dosyayı seçin. Dosyayı doğrudan dosya üzerine sürükleyebilir veya kutuya bir ekran görüntüsü yapıştırabilirsiniz.
    An open case: "Image", "File" and the microphone for a voice note
  2. Sesli mesaj için kutudaki mikrofona tıklayın, konuşun ve ardından durdurun.
  3. "Kaydet" butonuna tıklayın.

Bir dosyadan müşteriye mesaj gönderme

  1. "Mesaj gönder" butonuna tıklayın.
    An open case: "Send message" writes to the customer
  2. Kanalı ve numarayı seçin, ardından mesajı kutuya yazın.
  3. "Kaydet" butonuna tıklayın. Mesaj gönderilir ve dosyaya işlenir. WhatsApp'ta 24 saatlik pencere kapandıktan sonra yalnızca bir şablon teslim edilebilir.

Bir dosya üzerinde çalışma ve dosyayı kapatma

  1. Dosyayla ilgilendiğinizi göstermek için "İşlemeye başla" butonuna tıklayın. Ardından "Kaydet" butonuna tıklayın.
    An open case: "Start processing", then "Solved", "Not solved" or "Canceled", then Save
  2. Dosyayı kapatmak için "Çözüldü", "Çözülmedi" veya "İptal edildi" butonuna tıklayın, isterseniz bir açıklama ekleyin ve "Kaydet" butonuna tıklayın.
  3. Kapatılan bir dosyayı yeniden açmak için "Yeniden aç" ve ardından "Kaydet" butonuna tıklayın.
  4. Kapatılan bir dosya bir defaya mahsus olmak üzere "Doğrula" olarak da işaretlenebilir.

Durum butonları yalnızca bir eylem seçer. "Kaydet" butonuna tıklayana kadar hiçbir şey değişmez.

Departmanı, müşteriyi veya bitiş tarihini değiştirme

  1. Dosyayı açın ve dişli simgesine ("Düzenle") tıklayın.
    An open case: the gear ("Edit") changes its department, customer or due date
  2. "Departmanı değiştir", "Müşteriyi değiştir" veya "Son tarihi değiştir" seçeneğini belirleyin.
  3. Değişikliği yapın ve "Kaydet" butonuna tıklayın.

Kapatılan bir dosyada yalnızca departman değiştirilebilir.

Dosyaları bulma

  • Arama kutusunu kullanın ("Numara veya metinle ara"). Doğrudan gitmek için 3042 gibi bir dosya numarası yazın veya konudan ya da notlardan kelimeler girin.
    CRM: the search box (a case number or words) and the filters Open, Mine, Unseen, Unread mentions, Solved and All
  • Filtre butonlarını kullanın:
    • "Açık"
    • "Benimkiler": takip ettiğiniz, etiketlendiğiniz ve henüz okumadığınız dosyalar ile işlemeye başladığınız açık dosyalar
    • "Görülmeyenler": henüz incelemediğiniz girişleri olan dosyalar
    • "Okunmamış bahsetmeler"
    • "Çözüldü": tüm kapatılan dosyalar
    • "Tümü"
  • "Departman yok" dahil olmak üzere bir veya daha fazla departman seçmek için "Departman" filtresini kullanın, ardından "Uygula" butonuna tıklayın.
  • "Müşteriler" sekmesinde, dosyalarını görmek istediğiniz müşteriyi açın. Dosyanın içindeki "Bu müşterinin dosyaları" butonu da bunları gösterir.
  • Bir dosyada çan simgesi ("Takip et"), dosyada değişiklik olduğunda SyBox'ın size bildirim göndermesini sağlar. Kalp simgesi ("Listem") dosyayı kendi listenizde tutar.
  • Bir sohbete #3042 gibi başında "#" olan bir dosya numarası yazmak, onu o dosyaya yönlendiren bir bağlantıya dönüştürür.

Hangi izin kime gerekir (Kullanıcılar ekranında bir yönetici tarafından ayarlanır)

  • "CRM", genel olarak CRM'i açar.
  • "Şikayetler", "Takipler", "Görüşmeler" ve "Belgeler" izinlerinin her biri o dosya türünü açar. Bir kullanıcının "CRM" iznine ve bu dördünden en az birine ihtiyacı vardır.
  • İş arkadaşlarını etiketleme özelliği sohbetlerdekiyle aynı şekilde çalışır.
CRM simgesini veya Şikayetler sekmesini göremiyorum.

Hesabınızın "CRM" iznine ve "Şikayetler", "Takipler", "Görüşmeler" veya "Belgeler" izinlerinden en az birine ihtiyacı vardır. Çalışma alanı yöneticinize danışın.

Yalnızca Takipler sekmesini görüyorum. Şikayetler nerede?

Yalnızca hesabınızın kullanma izni olan dosya türlerini görürsünüz. Yöneticinizden sizin için "Şikayetler" seçeneğini işaretlemesini isteyin.

Yeni bir dosyayı kaydederken departmanın eksik olduğu belirtiliyor.

Her dosya için bir departman gereklidir. Departman kutusundan birini seçin ve tekrar kaydedin.

Bir dosyaya sorumlu veya öncelik atayabilir miyim?

Hayır, bir dosyada sorumlu veya öncelik alanı yoktur. Bir dosyayla ilgilendiğinizi göstermek için "İşlemeye başla" özelliğini kullanın. İş arkadaşlarınıza bildirim gitmesini sağlamak için Takip et'i veya bir @bahsetmeyi kullanın.

"Ekle customer" butonu görünmüyor.

Çalışma alanınız müşteri listesini başka bir sistemden alıyordur, bu nedenle SyBox'a müşteri eklenemez.

Notumu neden düzenleyemiyorum?

Bir not yalnızca bir iş arkadaşınız okuyana kadar düzenlenebilir. Bundan sonra yeni bir not ekleyin.

"Çözüldü" filtresi yalnızca çözülen dosyaları mı gösterir?

Bu filtre tüm kapatılan dosyaları gösterir: Çözüldü, Çözülmedi ve İptal edildi.