Zugriffslinks für Unterhaltungen
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Mit einem Zugriffslink kann eine externe Person, etwa ein Kurier oder Lieferant, EINE bestimmte Unterhaltung direkt im Browser öffnen. Sie kann mitlesen und bei entsprechender Freigabe auch antworten. Sie meldet sich nie in Ihrem Workspace an und sieht Ihre anderen Unterhaltungen zu keinem Zeitpunkt.
- Öffnen Sie das Unterhaltungsmenü (Rechtsklick auf die Unterhaltung oder Menü im Chat) und wählen Sie "Zugangslink erstellen". Sie können auch in der linken Leiste auf "Zugriffslinks" gehen (am Smartphone im Hauptmenü) und auf "Neuer Token" klicken.
- Fülle das Formular aus:
- "Senden an (wer diesen Link erhält)": Eine interne Notiz für Sie, wer den Link bekommt. Der Empfänger sieht das nicht.
- "Name, den sie für Ihren Kontakt sehen": Der Name, den der Partner anstelle des echten Kundennamens sieht. Leer lassen, um den echten Namen anzuzeigen.
- "zu verwenden Von Nummer": Wird nur angezeigt, wenn mehrere Absendernummern zur Auswahl stehen.
- "Läuft ab (optional)"
- "Passwort (6 Ziffern, optional)": Wenn Sie es frei lassen, generiert SyBox automatisch eines.
- "automatisch zu generieren Lesbarer Verlauf": "Alle Geschichte" oder "Von nun an".
- "Berechtigungen": Was der Partner tun darf. Sie können Optionen wie "Interne Nachrichten lesen", "An den Kontakt senden", "Intern senden", "Medien senden", "Kontaktnachrichten löschen", "Interne Nachrichten löschen" und "Reagieren" anhaken oder die Schnell-Buttons "Alle außer löschen" und "Alle Berechtigungen" nutzen. Das Lesen der Kundennachrichten ist immer inbegriffen.
- "Notizen" (optional)
- Klicken Sie auf "Token erstellen".
- Kopieren Sie den Zugangslink sowie das Passwort und senden Sie beides an Ihren Partner. Das Passwort wird danach nicht mehr angezeigt, kopieren Sie es also sofort.
- Öffnen Sie "Zugriffslinks".
- Suchen Sie den Link und klicken Sie auf "Link kopieren". Das Passwort steht nicht in der Liste – nutzen Sie die Kopie, die Sie beim Erstellen angelegt haben.
- Klicken Sie unter "Zugriffslinks" beim jeweiligen Link auf "Verbunden". Jedes Gerät, das den Link geöffnet hat, wird mit Standort und letzter Aktivität aufgelistet.
- Klicken Sie neben einem Gerät auf "Abmelden", um nur dieses eine Gerät zu entfernen. Für alle anderen bleibt der Link aktiv.
- Klicken Sie unter "Zugriffslinks" auf "Deaktivieren", um den Link abzuschalten. Klicken Sie auf "Aktivieren", um ihn wieder einzuschalten.
- Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um den Link endgültig zu löschen, und bestätigen Sie den Vorgang.
Was der externe Partner sieht
1. Beim Aufrufen des Links wird er aufgefordert: "Passwort eingeben". Er gibt das 6-stellige Passwort ein und klickt auf "Entsperren". Der Browser merkt sich das Passwort; nach einem Sicherheitsupdate am 2026-10-24 wird jeder, der einen geschützten Link besitzt, noch einmal nach dem Passwort gefragt.
2. Danach sieht er ausschließlich diese eine Unterhaltung. Der Kunde erscheint unter dem gewählten Wunschnamen. Rufnummer und Profil des Kunden bleiben verborgen, und es gibt weder eine Chatliste noch ein Menü.
3. Er sieht den freigegebenen Verlauf und hat nur die angehakten Berechtigungen. Ohne Senderechte wird gar kein Eingabefeld angezeigt.
4. Ist der Link deaktiviert, erscheint ein entsprechender Hinweis. Ein abgelaufener Link funktioniert nicht mehr.
Wer welche Berechtigung benötigt (unter Benutzer festgelegt)
- "Konversationslinks anzeigen" erlaubt das Einsehen der Liste "Zugriffslinks".
- "Konversationslinks verwalten" erlaubt das Erstellen, Deaktivieren, Aktivieren und Löschen von Links sowie das Abmelden von Geräten.
Wie ändere ich das Passwort eines bestehenden Links?
Das Passwort eines bestehenden Links kann nicht nachträglich geändert werden. Erstelle einen neuen Link mit neuem Passwort und deaktiviere oder lösche den alten.
Ich sehe "Zugangslink erstellen" bei einer Unterhaltung nicht.
Sie benötigen die Berechtigung "Konversationslinks verwalten". Für E-Mail-Verläufe, Chats mit Kollegen oder den Teamraum können keine Zugriffslinks erstellt werden.
Sieht der Partner meine anderen Chats oder die Nummer des Kunden?
Nein. Er sieht ausschließlich diesen einen Chat, und die Telefonnummer des Kunden bleibt für ihn stets unsichtbar.
Der Partner hat das Passwort verloren.
Das Passwort kann nicht erneut angezeigt werden. Erstelle einen neuen Link für ihn und deaktiviere den alten.