Kontakte

Aktualisiert am

Wo: Einstellungen > Team und Kunden > Kontakte

Wozu das dient:

Dieser Bereich importiert Kunden aus einer CSV- oder Excel-Datei, exportiert Ihre Kunden in eine CSV-Datei, gleicht Kontaktnamen mit Google Kontakte ab und bereinigt Karteileichen, die noch nie eine Nachricht gesendet oder erhalten haben.

Wer Zugriff hat:

Benutzer mit der Berechtigung "Organisationseinstellungen verwalten". Für den Import ist außerdem "Kontaktnummer anzeigen" erforderlich. Für den Export sind zusätzlich "Kontaktverzeichnis ansehen" und "Kontaktnummer anzeigen" erforderlich.

So importieren Sie Kontakte aus einer Datei

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Kontakte. Klicken Sie unter "Kontakte aus einer Datei importieren" auf "Datei auswählen".
  2. Wählen Sie eine CSV-Datei oder eine Excel-Datei (.xlsx) aus. Jede Zeile entspricht einem Kunden. Bei einer Excel-Datei wird das erste Tabellenblatt gelesen. Eine Datei kann bis zu 20.000 Zeilen enthalten. Eine aus Excel gespeicherte CSV-Datei wird korrekt eingelesen – einschließlich arabischer Namen –, unabhängig davon, ob sie als "CSV UTF-8" oder als einfaches "CSV" gespeichert wurde.
  3. Lassen Sie "Die erste Zeile enthält die Spaltennamen" aktiviert, wenn die erste Zeile Überschriften wie "Name" und "Telefon" enthält. Deaktivieren Sie die Option, wenn bereits in der ersten Zeile ein Kunde steht.
  4. Wählen Sie unter "Land für Nummern ohne Ländervorwahl" das Land für lokale Nummern wie 01001234567 aus. Nummern mit Ländervorwahl (+20…, 0020… oder 20…) werden unverändert übernommen. Zu Beginn ist das Land Ihres Workspaces vorausgewählt.
  5. Wählen Sie unter "Welche Spalte enthält was" für jede Spalte den passenden Inhalt aus: "Name", "Telefonnummer", "E-Mail", "Etiketten", "Abteilungen", eines Ihrer Kontaktfelder oder "Nicht importieren". SyBox füllt dies anhand der Spaltenüberschriften automatisch aus, sofern möglich. Jede Auswahl kann nur für eine Spalte verwendet werden. Eine Spalte für die Telefonnummer ist erforderlich.
  6. Um Namen und E-Mail-Adressen, die für Ihre Kunden bereits in SyBox gespeichert sind, zu überschreiben, aktivieren Sie "Bereits gespeicherte Namen und E-Mail-Adressen ersetzen". Andernfalls füllt ein importierter Name oder eine importierte E-Mail-Adresse nur leere Felder aus. Zum Ersetzen ist die Berechtigung "Kontakt bearbeiten" erforderlich; ohne sie werden nur leere Namen und E-Mail-Adressen ergänzt.
  7. Klicken Sie auf "Datei prüfen". Dabei wird noch nichts gespeichert. Sie sehen, wie viele Kunden neu sind, wie viele bereits in SyBox vorhanden sind und aktualisiert werden und wie viele Zeilen ein Problem aufweisen. Eine Tabelle zeigt die ersten Zeilen sowie jede Zeile mit einem Problem.
  8. Klicken Sie auf "Importieren". Es werden nur die Zeilen gespeichert, die bei der Prüfung akzeptiert wurden. Während des Vorgangs wird der Fortschritt angezeigt, und am Ende erscheint eine Zusammenfassung.
  9. Um die nicht importierten Zeilen zu korrigieren, klicken Sie auf "Zeilen mit einem Problem herunterladen", berichtigen Sie die Daten in der Datei und importieren Sie diese Datei erneut.

Was beim Importieren geschieht:

  • Eine Nummer, die bereits in SyBox vorhanden ist, wird aktualisiert. Sie wird niemals doppelt angelegt, und ihre Unterhaltung sowie der Verlauf bleiben unverändert erhalten.
  • Für eine neue Nummer wird ein eigener Kundeneintrag angelegt, der sofort für eine Unterhaltung bereit ist.
  • Etiketten und Abteilungen werden zu den bestehenden Einträgen des Kunden hinzugefügt; nichts wird entfernt. Schreiben Sie mehrere Werte durch Kommas getrennt in eine Zelle, zum Beispiel "VIP, Kairo". Jeder Eintrag muss bereits unter demselben Namen (in einer der beiden Sprachen) unter Einstellungen > Etiketten bzw. Einstellungen > Abteilungen vorhanden sein. Sie können nur Abteilungen hinzufügen, die Sie zuweisen dürfen. Für Etiketten und Abteilungen ist die Berechtigung "Kontakt bearbeiten" erforderlich, für Etiketten zusätzlich "Weisen Sie dem Kontakt"; ohne diese Berechtigungen werden die betreffenden Spalten übersprungen.
  • Kontaktfelder richten sich nach dem jeweiligen Feldtyp: eine Zahl für ein Zahlenfeld, ein Datum (2026-11-06 oder 6/11/2026) für ein Datumsfeld, eine der Auswahlmöglichkeiten für ein Dropdown-Feld sowie Ja oder Nein für ein Ja/Nein-Feld.
  • Eine leere Zelle löscht niemals vorhandene Daten.

Mögliche Probleme in einer Zeile:

  • "Keine gültige Telefonnummer": Die Nummer ist unvollständig, oder sie hat keine Ländervorwahl und passt nicht zum ausgewählten Land.
  • "Diese Nummer steht bereits in einer früheren Zeile": Derselbe Kunde kommt zweimal in der Datei vor. Die erste Zeile wird importiert.
  • "Kein Etikett mit diesem Namen" / "Keine Abteilung mit diesem Namen": Der Name in der Datei stimmt mit keinem Etikett bzw. keiner Abteilung überein. Der Rest der Zeile wird dennoch importiert.
  • "Sie dürfen dieser Abteilung keine Kunden hinzufügen": Ihre Berechtigungen erlauben Ihnen nicht, diese Abteilung zuzuweisen.
  • "Dieser Wert passt nicht zum Feld": Der Zellinhalt entspricht nicht dem Typ dieses Kontaktfelds. Der Rest der Zeile wird dennoch importiert.
  • "Keine gültige E-Mail-Adresse": Die E-Mail-Adresse wird ausgelassen. Der Rest der Zeile wird dennoch importiert.
  • "Dieser Kunde liegt außerhalb der Unterhaltungen, die Sie sehen dürfen": Die Nummer gehört zu einem Kunden, den Ihre Berechtigungen nicht abdecken. Die Zeile wird nicht importiert.

So exportieren Sie Ihre Kontakte

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Kontakte. Klicken Sie unter "Kontakte exportieren" auf "CSV herunterladen".
  2. SyBox bereitet die Datei vor und zeigt an, wie viele Kontakte bisher hinzugefügt wurden. Anschließend wird die Datei heruntergeladen.
  3. Die Datei enthält eine Zeile pro Kunde, den Sie sehen dürfen: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kanal, Land, Etiketten, Abteilungen, das Datum, an dem der Kunde hinzugefügt wurde, das Datum der letzten Nachricht sowie eine Spalte für jedes Kontaktfeld. Die Datumsangaben richten sich nach der Zeitzone des Landes Ihres Workspaces.
  4. Öffnen Sie die Datei in Excel oder Google Sheets. Die Telefonnummern werden mit Ländervorwahl und ohne "+" geschrieben, sodass eine exportierte Datei direkt wieder importiert werden kann.

Abgleich mit Google Kontakte (sofern für Ihren Workspace aktiviert):

So verknüpfen Sie Google Kontakte

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Kontakte.
    Settings, Contacts: the "Connect Google Contacts" button
  2. Klicken Sie auf „Google-Kontakte verbinden“.
  3. Sie werden zu Google weitergeleitet. Wählen Sie Ihr Google-Konto aus und bestätigen Sie den Zugriff auf Ihre Kontakte.
  4. Nach der Rückkehr zu SyBox wird die verknüpfte Google-Adresse mit einem grünen Haken angezeigt.

So führen Sie den Abgleich durch

  • „Kontakte jetzt synchronisieren“ importiert alle Google-Kontakte mit gültiger internationaler Rufnummer. Es werden neue Kontakte erstellt und Namen ergänzt. Vom Team in SyBox vergebene Kontaktnamen werden niemals überschrieben. Nach Abschluss erscheint „Kontakte synchronisiert“ samt Trefferzahl.
  • „Nur Namen aktualisieren“ ergänzt ausschließlich fehlende Namen bei Nummern, die bereits im Workspace existieren. Es werden keine neuen Kontakte importiert. Ideal, wenn Ihr Google-Adressbuch viele private Rufnummern enthält, die nicht in SyBox landen sollen. Nach Abschluss erscheint „Namen aktualisiert“ samt Anzahl.

So trennen Sie die Verbindung zu Google Kontakte

  1. Klicken Sie auf „Trennen“.
  2. Bestätigen Sie den Hinweistext. SyBox beendet den Abgleich und der Zugriff wird auch aufseiten von Google widerrufen.
  3. Bereits importierte Kontakte verbleiben im Workspace. Eine erneute Verknüpfung ist jederzeit möglich.

So löschen Sie ungenutzte Kontakte

  1. Klicken Sie auf „Ungenutzte Kontakte löschen“.
    Settings, Contacts: the red "Delete unused contacts" button
  2. SyBox ermittelt alle Kontakte ohne jeglichen Nachrichtenverlauf (WhatsApp, SMS, E-Mail, Messenger, Instagram).
  3. Werden keine inaktiven Kontakte gefunden, erscheint „Ungenutzte Kontakte gelöscht (0)“ und es bleibt alles beim Alten.
  4. Werden leere Einträge gefunden, zeigt das System die Gesamtanzahl. Bestätigen Sie, um sie endgültig zu entfernen.
  5. Dieser Vorgang ist dauerhaft und kann nicht rückgängig gemacht werden.
Werden durch den Google-Abgleich vorhandene Kontaktnamen überschrieben?

Nein. Namen, die Ihr Team manuell in SyBox eingetragen hat, bleiben immer unangetastet.

Ich möchte nur die Namen meiner bestehenden Kunden anreichern, nicht das gesamte Adressbuch importieren.

Verwenden Sie dafür die Option „Nur Namen aktualisieren“.

Der Bereich für Google Kontakte wird mir nicht angezeigt.

Dieser Menüpunkt ist nur sichtbar, wenn die Funktion für Ihren Workspace freigeschaltet wurde.

Ich sehe "Kontakte aus einer Datei importieren" oder "Kontakte exportieren" nicht.

Für den Import ist "Kontaktnummer anzeigen" erforderlich. Für den Export sind "Kontaktverzeichnis ansehen" und "Kontaktnummer anzeigen" erforderlich. Wenden Sie sich an Ihren Administrator.

Entstehen durch einen Import doppelte Kunden?

Nein. Eine Nummer, die bereits in SyBox vorhanden ist, wird aktualisiert – selbst dann, wenn sie in der Datei anders geschrieben ist (mit Leerzeichen, einer führenden 0 oder 00 anstelle von +).

Meine Excel-Datei zeigt die Telefonnummern als 2.01E+11 an.

So stellt Excel eine lange Zahl in einer schmalen Spalte dar. Die vollständige Nummer befindet sich weiterhin in der Zelle und wird von SyBox komplett gelesen. Verbreitern Sie die Spalte, um sie vollständig zu sehen.