Abteilungen

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Wo: Einstellungen > Team und Kunden > Abteilungen

Wozu das dient:

Abteilungen strukturieren Ihre Mitarbeiter und Kunden, zum Beispiel in Vertrieb, Support oder Buchhaltung. So können Sie Benutzer auf bestimmte Bereiche beschränken und Kunden sowie CRM-Vorgänge nach Abteilungen ordnen.

Wer Zugriff hat:

Benutzer mit der Berechtigung „Organisationseinstellungen verwalten“.

Das sehen Sie in der Liste:

Jede Abteilung zeigt ihre Kennzeichnungsfarbe, den Namen, die Anzahl der zugewiesenen Benutzer und die Abteilungsnummer (z. B. „#3“). Wird SyBox an ein Drittsystem angebunden, das eine Abteilungs-ID verlangt, nutzen Sie diese Nummer.

So fügen Sie eine Abteilung hinzu

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Abteilungen.
    Settings, Departments: Sales, Customer Support, Delivery and Accounts, and the "Add department" button
  2. Klicken Sie auf „Abteilung hinzufügen“.
    The new department window: its name ("Showroom") and its color
  3. Geben Sie den Namen ein. Falls Ihr Workspace arabische Namen unterstützt, sehen Sie zwei Felder: „Arabischer Name“ und „Lateinischer Name“. Füllen Sie mindestens eines davon aus. Bleibt eines leer, wird der andere Wert für beide übernommen.
  4. Wählen Sie eine Farbe aus.
  5. Klicken Sie auf „Speichern“.

Bleiben beide Namensfelder leer, erscheint „Unvollständige Daten“.

So bearbeiten Sie eine Abteilung

  1. Klicken Sie bei der Abteilung auf den Stift (Bearbeiten).
    To edit a department: "Edit" marked on the screen in SyBox
  2. Passen Sie Name oder Farbe an.
  3. Klicken Sie auf „Speichern“.

So löschen Sie eine Abteilung

  1. Klicken Sie bei der Abteilung auf den Papierkorb (Löschen).
    To delete a department: "Delete" marked on the screen in SyBox
  2. Wählen Sie unter „Diese Abteilung löschen?“ bei „Fälle, Kontakte und Benutzer verschieben nach“ eine andere Abteilung aus. Alle CRM-Fälle, Kunden und Benutzer werden dorthin übertragen. Benutzer, die zuvor auf die gelöschte Abteilung beschränkt waren, sind nun der neuen Abteilung zugewiesen.
  3. Alternativ wählen Sie „Keine Abteilung“. Kunden und Benutzer werden in diesem Fall einfach aus der gelöschten Abteilung ausgetragen.
  4. Bestätigen Sie den Vorgang.
Wie weise ich einen Benutzer einer Abteilung zu?

Öffnen Sie Einstellungen > Benutzer und bearbeiten Sie das Profil. Setzen Sie unter „Zugriffsbereich“ das Feld „Abteilungen“ auf „Nur“, haken Sie die gewünschte Abteilung an und klicken Sie auf „Speichern“.

Ich habe versehentlich eine Abteilung gelöscht. Was passiert mit den Kunden?

Sie wurden in die ersatzweise gewählte Abteilung verschoben oder haben nun „Keine Abteilung“, falls Sie das so festgelegt haben. Die Kontakte selbst werden nicht gelöscht.

Wo finde ich die ID einer Abteilung?

Das ist die Nummer hinter dem „#“ auf der jeweiligen Abteilungs-Karte.