Contacts

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Où : Paramètres > Team and customers > Contacts

À quoi ça sert :

Cette page permet d'importer des clients depuis un fichier CSV ou Excel, d'exporter vos clients vers un fichier CSV, de synchroniser le répertoire client avec Google Contacts et de purger les fiches sans aucun historique de messages.

Qui peut y accéder :

Les utilisateurs disposant de l'autorisation "Gérer les paramètres de l'organisation". L'importation nécessite également "Afficher le numéro du contact". L'exportation nécessite également "Voir l'annuaire des contacts" et "Afficher le numéro du contact".

Comment importer des contacts depuis un fichier

  1. Allez dans Paramètres > Contacts. Sous "Importer des contacts depuis un fichier", cliquez sur "Choisir un fichier".
  2. Choisissez un fichier CSV ou un fichier Excel (.xlsx). Chaque ligne correspond à un client. Dans un fichier Excel, la première feuille est lue. Un fichier peut contenir jusqu'à 20 000 lignes. Un fichier CSV enregistré depuis Excel est lu correctement, y compris les noms en arabe, qu'il ait été enregistré en "CSV UTF-8" ou en simple "CSV".
  3. Laissez "La première ligne contient les noms des colonnes" coché si la première ligne contient des intitulés tels que "Nom" et "Téléphone". Décochez l'option si la première ligne correspond déjà à un client.
  4. Dans "Pays des numéros écrits sans indicatif pays", choisissez le pays des numéros locaux tels que 01001234567. Les numéros écrits avec leur indicatif pays (+20…, 0020… ou 20…) sont lus tels quels. Le pays de votre espace de travail est sélectionné par défaut.
  5. Sous "Contenu de chaque colonne", choisissez pour chaque colonne ce qu'elle contient : "Nom", "Numéro de téléphone", "E-mail", "Étiquettes", "Départements", l'un de vos champs de contact ou "Ne pas importer". SyBox remplit ces choix à partir des titres de colonnes lorsqu'il le peut. Chaque choix ne peut être utilisé que sur une seule colonne. Une colonne de numéro de téléphone est obligatoire.
  6. Pour remplacer les noms et adresses e-mail que vos clients ont déjà dans SyBox, cochez "Remplacer les noms et adresses e-mail déjà enregistrés". Sinon, un nom ou un e-mail importé ne remplit qu'un champ vide. Le remplacement nécessite l'autorisation "Modifier le contact" ; sans elle, seuls les noms et adresses e-mail vides sont renseignés.
  7. Cliquez sur "Vérifier le fichier". Rien n'est encore enregistré. Vous voyez combien de clients sont nouveaux, combien figurent déjà dans SyBox et seront mis à jour, et combien de lignes présentent un problème. Un tableau affiche les premières lignes ainsi que chaque ligne posant problème.
  8. Cliquez sur "Importer". Seules les lignes acceptées lors de la vérification sont enregistrées. La progression s'affiche pendant l'opération et un récapitulatif apparaît à la fin.
  9. Pour corriger les lignes qui n'ont pas été importées, cliquez sur "Télécharger les lignes avec un problème", corrigez-les dans le fichier, puis importez à nouveau ce fichier.

Ce que fait une importation :

  • Un numéro déjà présent dans SyBox est mis à jour. Il n'est jamais ajouté une seconde fois, et sa conversation ainsi que son historique restent inchangés.
  • Un nouveau numéro obtient sa propre fiche client, prête pour une conversation.
  • Les étiquettes et les départements s'ajoutent à ceux que possède déjà le client. Rien n'est supprimé. Écrivez-en plusieurs dans une même cellule en les séparant par des virgules, par exemple "VIP, Le Caire". Chacun doit déjà exister sous le même nom (dans l'une ou l'autre langue) dans Paramètres > Étiquettes ou Paramètres > Départements. Vous ne pouvez ajouter que les départements que vous êtes autorisé à attribuer. Les étiquettes et les départements nécessitent l'autorisation "Modifier le contact", et les étiquettes nécessitent en plus "Attribuer des étiquettes au contact" ; sans ces autorisations, ces colonnes sont ignorées.
  • Les champs de contact respectent le type du champ : un nombre pour un champ numérique, une date (2026-11-06 ou 6/11/2026) pour un champ de date, l'un des choix pour une liste déroulante, et oui ou non pour un champ oui / non.
  • Une cellule vide ne supprime jamais rien.

Problèmes qu'une ligne peut présenter :

  • "Numéro de téléphone non valide" : le numéro est incomplet, ou il n'a pas d'indicatif pays et le pays choisi ne lui correspond pas.
  • "Ce numéro figure déjà sur une ligne précédente" : le même client apparaît deux fois dans le fichier. La première ligne est importée.
  • "Aucune étiquette de ce nom" / "Aucun département de ce nom" : le nom figurant dans le fichier ne correspond à aucune étiquette ni à aucun département. Le reste de la ligne est tout de même importé.
  • "Vous ne pouvez pas ajouter de clients à ce département" : vos autorisations ne vous permettent pas de l'attribuer.
  • "Cette valeur ne correspond pas au champ" : la cellule ne correspond pas au type de ce champ de contact. Le reste de la ligne est tout de même importé.
  • "Adresse e-mail non valide" : l'adresse e-mail est ignorée. Le reste de la ligne est tout de même importé.
  • "Ce client ne fait pas partie des conversations que vous pouvez voir" : le numéro appartient à un client que vos autorisations ne couvrent pas. La ligne n'est pas importée.

Comment exporter vos contacts

  1. Allez dans Paramètres > Contacts. Sous "Exporter les contacts", cliquez sur "Télécharger le CSV".
  2. SyBox prépare le fichier et indique le nombre de contacts ajoutés jusqu'ici. Le fichier est ensuite téléchargé.
  3. Le fichier contient une ligne par client que vous êtes autorisé à voir : le nom, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, le canal, le pays, les étiquettes, les départements, la date d'ajout du client, la date du dernier message et une colonne pour chaque champ de contact. Les dates suivent le fuseau horaire du pays de votre espace de travail.
  4. Ouvrez-le dans Excel ou Google Sheets. Les numéros de téléphone sont écrits avec leur indicatif pays et sans le "+", de sorte qu'un fichier exporté peut être réimporté.

Synchronisation Google Contacts (si l'option est présente sur votre compte) :

Comment associer Google Contacts

  1. Allez dans Paramètres > Contacts.
    Settings, Contacts: the "Connect Google Contacts" button
  2. Cliquez sur "Connecter les contacts Google".
  3. Une fenêtre Google s'ouvre : sélectionnez votre compte et autorisez l'accès à vos données de contacts.
  4. De retour sur SyBox, l'adresse e-mail Google associée s'affiche accompagnée d'une coche verte.

Comment lancer la synchronisation

  • "Synchroniser les contacts maintenant" importe chaque contact Google disposant d'un numéro international valide. L'outil crée les profils manquants et met à jour les noms. Les noms déjà saisis manuellement par votre équipe dans SyBox ne sont jamais écrasés. Une fois terminé, le message "Contacts synchronisés" indique le total traité.
  • "Mettre à jour les noms uniquement" renseigne seulement les noms manquants sur les numéros déjà présents dans l'espace. Aucun nouveau contact n'est importé. Pratique si votre carnet Google contient des numéros privés que vous ne voulez pas mélanger à SyBox. Vous verrez le message "Noms mis à jour" à la fin du traitement.

Comment désactiver la synchronisation Google Contacts

  1. Cliquez sur "Déconnecter".
  2. Prenez connaissance du message et validez. SyBox cesse les synchronisations et l'accès est également révoqué côté Google.
  3. Les contacts déjà importés restent enregistrés dans votre base. Vous pouvez reconnecter le service quand vous voulez.

Comment faire le ménage parmi les contacts inactifs

  1. Cliquez sur "Supprimer les contacts inutilisés".
    Settings, Contacts: the red "Delete unused contacts" button
  2. SyBox recherche tous les contacts sans aucun message échangé, tous canaux confondus (WhatsApp, SMS, e-mail, Messenger, Instagram).
  3. Si la base est propre, l'écran indique "Contacts inutilisés supprimés (0)" et ne change rien.
  4. S'il en trouve, une invite indique le volume détecté. Confirmez pour lancer la suppression.
  5. Cette opération est définitive et irréversible.
La synchronisation Google Contacts risque-t-elle de modifier des noms déjà renseignés par l'équipe ?

Non. Les noms saisis manuellement par vos équipes dans SyBox sont toujours protégés et ne sont jamais écrasés.

J'aimerais juste compléter les noms de mes clients actuels sans aspirer tout mon carnet d'adresses personnel.

Cliquez sur "Mettre à jour les noms uniquement".

La section Google Contacts est introuvable sur mon écran.

Ce bloc n'apparaît que si l'option a été activée pour votre organisation.

Je ne vois pas "Importer des contacts depuis un fichier" ni "Exporter les contacts".

L'importation nécessite "Afficher le numéro du contact". L'exportation nécessite "Voir l'annuaire des contacts" et "Afficher le numéro du contact". Demandez à votre administrateur.

Une importation risque-t-elle de créer des clients en double ?

Non. Un numéro déjà présent dans SyBox est mis à jour, même lorsqu'il est écrit différemment dans le fichier (avec des espaces, un 0 initial ou 00 à la place de +).

Mon fichier Excel affiche les numéros de téléphone sous la forme 2.01E+11.

C'est ainsi qu'Excel affiche un numéro long dans une colonne étroite. Le numéro complet se trouve toujours dans la cellule et SyBox le lit en entier. Élargissez la colonne pour le voir.