Politique de confidentialité

Qui sommes-nous & notre rôle

SyBox est une plateforme de messagerie professionnelle qui permet aux équipes de gérer WhatsApp, Facebook Messenger, Instagram Direct, les SMS, les e-mails et les conversations internes depuis une boîte de réception partagée. Dans cette politique, « SyBox » et « nous » désignent SMART SOUQ, la société identifiée ci-dessus.

Notre rôle dépend des données :

• En tant que responsable de traitement — pour les comptes des entreprises abonnées à SyBox et les membres qui s'y connectent (données d'inscription et utilisation du produit).
• En tant que sous-traitant — pour le contenu des conversations et les contacts que nos clients envoient et reçoivent via leurs propres canaux connectés. Nous traitons ces données selon leurs instructions ; chaque client reste responsable des messages de son espace.

Informations que nous collectons

Nous ne collectons que ce qui est nécessaire pour fournir le service, le sécuriser et respecter nos obligations légales.

Compte & profil

Un nom d'affichage, une adresse e-mail, un numéro de téléphone, un mot de passe stocké de manière hachée et sécurisée, un avatar facultatif, la préférence de langue et les rôles ou autorisations.

Facturation & paiements

Lorsqu'un espace de travail achète un abonnement ou une option, nous conservons l'enregistrement de la commande : ce qui a été acheté, le montant, la devise et la date, la personne de l'espace de travail qui a passé la commande, ainsi que ce que le prestataire de paiement nous communique sur le paiement, comme le nom et l'adresse e-mail du payeur, la marque du moyen de paiement et ses quatre derniers chiffres. Les données de carte et de portefeuille sont saisies sur la page de paiement du prestataire lui-même et ne parviennent jamais à nos serveurs. Lorsqu'un prestataire l'exige pour ouvrir sa page de paiement, nous lui transmettons le nom de l'acheteur et l'adresse e-mail de l'espace de travail. Les achats effectués via notre page de paiement Paddle sont traités par Paddle.com, notre revendeur en ligne et marchand officiel (Merchant of Record), qui collecte les données de facturation dont il a besoin conformément à sa propre politique de confidentialité.

Données de messagerie professionnelle

Pour faire fonctionner un canal connecté, nous recevons et stockons les messages, médias, statuts de remise, horodatages et identifiants de contact (numéros de téléphone, noms de profil) qui y transitent — y compris via la plateforme WhatsApp Business. Ces données appartiennent à l'espace du client et sont traitées pour son compte.

Données de comptes connectés & intégrations

Si un client connecte une intégration, nous n'accédons qu'aux données nécessaires à cette fonction, et uniquement avec l'autorisation explicite du client, révocable à tout moment. La manière dont nous traitons les données Google — import Google Contacts et connexion Google — est décrite dans la section API Google & connexion ci-dessous.

Données techniques & d'usage

Des données techniques limitées pour un fonctionnement sécurisé : adresse IP et pays approximatif qui en découle, type de navigateur et d'appareil, journaux de session et de connexion, événements de sécurité (connexions échouées) et journaux de diagnostic.

Nous utilisons votre adresse IP et le pays qui en est déduit pour vous offrir une meilleure expérience — par exemple choisir une langue par défaut appropriée —, pour appliquer les règles en vigueur dans votre région et pour contribuer à la sécurité du service. Nous ne l'utilisons que pour un pays approximatif, jamais pour déterminer votre localisation précise.

Comment nous utilisons les données

• Fournir, maintenir et améliorer le service SyBox et ses fonctionnalités.
• Authentifier les utilisateurs, appliquer les autorisations et isoler les espaces de manière sécurisée.
• Envoyer et recevoir des messages sur les canaux connectés par le client.
• Envoyer des communications opérationnelles, comme les codes de vérification et les avis de compte.
• Détecter, prévenir et enquêter sur la fraude, les abus et les incidents de sécurité.
• Respecter la loi applicable et les conditions des plateformes auxquelles nous nous connectons.

Fonctions d'intelligence artificielle

Certaines fonctions de SyBox font appel à l'intelligence artificielle pour faciliter le traitement d'une conversation : transcrire une note vocale, traduire un message dans la langue de son lecteur, lire une capture d'écran d'assistance et évaluer le ressenti du client.

• Les modèles sont les nôtres et fonctionnent sur nos propres serveurs. Le contenu traité par ces fonctions n'est transmis à aucun fournisseur d'IA tiers, ne sert pas à entraîner les modèles d'autrui et n'est pas partagé à cette fin.
• Elles sont facultatives et désactivées tant qu'elles ne sont pas activées. Chaque fonction est un réglage distinct qu'un administrateur de l'espace de travail active, et qu'il peut désactiver à tout moment depuis les paramètres - la fonction cesse alors tout traitement.

Plateforme WhatsApp Business & Meta

SyBox s'intègre à la plateforme WhatsApp Business fournie par Meta pour que les clients puissent contacter leurs propres contacts. Lorsqu'un client connecte un numéro WhatsApp Business :

• Nous recevons les messages entrants via un webhook sécurisé et envoyons les messages sortants via la Cloud API de Meta, avec des identifiants autorisés par le client.
• Nous stockons et routons les données par identifiants de compte WhatsApp Business et de numéro afin qu'elles apparaissent dans le bon espace.
• Nous traitons ces données conformément aux conditions de la plateforme Meta, à la politique de messagerie WhatsApp Business et à la loi applicable, uniquement pour fournir le service au client.

Le traitement des données par Meta est régi par ses conditions et sa politique de confidentialité sur whatsapp.com/legal/business-policy.

Pages Facebook & messagerie Instagram

SyBox s'intègre également à la plateforme Messenger et à l'API de messagerie Instagram de Meta, afin que les clients puissent gérer les conversations de leur Page Facebook et de leurs messages Instagram Direct depuis la même boîte de réception partagée. Lorsqu'un client connecte une Page Facebook ou un compte Instagram professionnel :

• Nous recevons les messages entrants Messenger et Instagram Direct via des webhooks sécurisés et envoyons les réponses via la Graph API de Meta, avec des identifiants autorisés par le client.
• Pour afficher correctement les conversations dans la boîte de réception de l'équipe, nous demandons l'accès Business Asset User Profile Access. Il nous permet de récupérer le nom et la photo de profil de la personne qui a écrit à la Page ou au compte Instagram, Telegram, afin que les agents puissent identifier le client avec qui ils échangent. Ces données de profil ne sont affichées que dans l'espace de travail du client concerné et ne sont jamais utilisées à d'autres fins.
• Nous ne conservons ces données de profil que le temps nécessaire pour afficher la conversation, et nous les traitons conformément aux Conditions de la plateforme Meta et à la loi applicable.

Le traitement de ces données par Meta est régi par ses conditions et sa politique de confidentialité sur facebook.com/privacy/policy.

API Google & connexion

Certaines fonctions facultatives se connectent à Google : l'import de contacts depuis Google Contacts et la connexion avec un compte Google. Le client les active explicitement et peut les déconnecter à tout moment.

• Nous demandons uniquement les périmètres Google les plus restreints nécessaires à chaque fonction, et seulement après l'autorisation du client.
• Usage limité. L'utilisation et le transfert par SyBox des informations reçues des API Google respectent la politique relative aux données utilisateur des services API Google, y compris ses exigences d'usage limité. Nous utilisons les données Google Contacts uniquement pour importer des contacts dans l'espace de travail du client, jamais à des fins publicitaires, et nous ne les vendons ni ne les transférons à des tiers.
• La connexion Google sert uniquement à authentifier l'utilisateur ; nous recevons un profil de base (nom et e-mail) pour identifier le compte, rien de plus.

Bases légales

Lorsque le RGPD ou des lois similaires s'appliquent, nous nous fondons sur : le contrat (fournir le service), l'intérêt légitime (sécuriser et améliorer la plateforme, en équilibre avec vos droits), le consentement (pour les intégrations facultatives que vous activez et pouvez retirer) et l'obligation légale. Pour les données traitées pour le compte d'un client, celui-ci est responsable de disposer d'une base légale valable pour les messages qu'il envoie et reçoit.

Cookies

Nous utilisons un petit nombre de cookies propriétaires et le stockage local du navigateur, strictement nécessaires au fonctionnement de l'application — par exemple pour vous garder connecté, mémoriser votre langue (le cookie langCode) et votre thème d'interface.

Sur notre site web marketing public uniquement (sybox.io) — et jamais à l'intérieur des espaces de travail SyBox, de la boîte de réception ou de l'application, où vos données et celles de vos clients sont traitées — nous utilisons Google Analytics (un service de Google) et le Meta Pixel (un service de Meta/Facebook) pour comprendre comment les visiteurs trouvent et utilisent le site. Il dépose ses propres cookies (tels que _ga) et collecte des données d'usage comme les pages consultées et une localisation approximative déduite de l'adresse IP. Pour les visiteurs situés en Europe, nous demandons votre consentement via une bannière de cookies avant de déposer tout cookie Google Analytics, et nous mémorisons votre choix ; ailleurs, il se charge sans bannière. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via les paramètres de votre navigateur ou l'extension de désactivation de Google. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires et n'effectuons aucune analyse ni suivi inter-sites dans les espaces de travail. Effacer les cookies vous déconnectera.

Partage des informations

• Fournisseurs de plateforme & messagerie — Meta (pour WhatsApp, Facebook Messenger et Instagram) et les fournisseurs SMS ou e-mail configurés par le client, pour livrer les messages sur ses canaux connectés.
• Fournisseurs d'infrastructure — hébergeurs vérifiés qui stockent et traitent les données selon nos instructions, sous engagements de confidentialité et de protection des données.
• Intégrations que vous activez — comme Google, uniquement dans la mesure nécessaire à la fonction activée.
• Prestataires de paiement — Paddle.com (notre revendeur en ligne et marchand officiel pour les commandes passées via son module de paiement) et tout autre prestataire de paiement proposé à votre espace, pour traiter les paiements, les taxes, les factures et les remboursements.
• Aspects légaux & sécurité — lorsque la loi l'exige ou pour protéger les droits et la sécurité de SyBox, de nos clients ou du public.
• Transferts d'entreprise — dans le cadre d'une fusion, acquisition ou cession d'actifs, sous réserve de la présente politique.

Nous ne vendons ni ne louons de données personnelles à des tiers.

Transferts internationaux

SyBox et ses fournisseurs peuvent traiter des données dans des pays autres que le vôtre. Lorsque nous transférons des données personnelles au-delà des frontières, nous utilisons des garanties appropriées — telles que les clauses contractuelles types ou un mécanisme légal équivalent — pour les protéger.

Conservation des données

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités décrites ici. Les données de compte sont conservées tant que le compte est actif. Les conversations et contacts restent sous le contrôle du client et sont supprimés lorsqu'il les supprime ou clôt l'espace, sous réserve de courtes périodes de sauvegarde et de conservation légale. Les journaux de sécurité et de diagnostic sont conservés une durée limitée, puis supprimés ou agrégés.

Comment nous protégeons les données

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque : chiffrement en transit, mots de passe hachés, isolation des données par espace, vérification de la signature des webhooks de plateforme, contrôles d'accès et portées d'autorisation, révocation de session et surveillance des activités suspectes. Aucune méthode n'est totalement sûre, mais nous œuvrons en continu pour protéger vos données et réagir rapidement en cas d'incident.

Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez avoir le droit d'accéder à vos données, de les corriger, de les supprimer ou d'en recevoir une copie, de vous opposer à certains traitements ou de les limiter, et de retirer votre consentement. Vous pouvez aussi déposer une réclamation auprès d'une autorité de protection des données. Pour exercer ces droits, contactez-nous à privacy@sybox.io. Nous répondons dans les délais prévus par la loi. Pour supprimer vos données, consultez nos instructions de suppression.

Utilisateurs finaux de nos clients

Si vous êtes une personne qui écrit à une entreprise utilisant SyBox, cette entreprise est responsable de votre conversation et nous la traitons pour son compte. Veuillez adresser vos demandes d'accès ou de suppression à l'entreprise avec laquelle vous communiquiez ; nous l'aiderons à y répondre.

Confidentialité des mineurs

SyBox est un outil professionnel et ne s'adresse pas aux enfants. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles d'enfants en dessous de l'âge requis par la loi locale. Si vous pensez qu'un enfant nous a fourni des données, contactez-nous et nous les supprimerons.

Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des changements du service ou de la loi. En cas de changement important, nous mettons à jour la date « Dernière mise à jour » ci-dessus et vous informons le cas échéant. Continuer à utiliser SyBox après une mise à jour vaut acceptation de la politique révisée.

Nous contacter

Pour toute question sur cette politique ou vos données, ou pour exercer vos droits :

Voir aussi : Conditions d'utilisation · Politique de remboursement · Suppression des données · Accessibilité