Comment ajouter un utilisateur (agent)

Mis à jour le

Dans SyBox, cela se fait dans Paramètres > Team and customers > Users.

  1. Allez dans Paramètres > Utilisateurs.
    Settings, Users: the team with their departments, and the "Add user" button
  2. Cliquez sur "Ajouter un utilisateur".
    The new user window: the name first, then the sign-in details and what the user may do
  3. Facultatif : cliquez sur le carré de photo pour importer une image. Vous pouvez la recadrer avant de sauvegarder.
  4. Saisissez le Nom de l'utilisateur. C'est obligatoire.
  5. Facultatif : renseignez son Téléphone (choisissez d'abord l'indicatif du pays) et son E-mail.
  6. Tapez un "Mot de passe d'au moins 4 caractères". Un nouvel utilisateur doit obligatoirement avoir un mot de passe.
  7. Facultatif : choisissez une "Langue de l'utilisateur". C'est la langue dans laquelle l'interface s'affiche pour lui. "Défaut de l'organisation" reprend la langue de votre organisation.
  8. Facultatif : choisissez une "Langue de traduction". C'est la langue vers laquelle les messages entrants sont traduits pour lui. "Même que la langue d'affichage" reprend sa Langue de l'utilisateur. Elle peut être différente : un agent peut utiliser l'application en anglais tout en lisant les messages clients traduits en arabe.
  9. Laissez "Actif" coché pour qu'il puisse se connecter.
  10. Cochez les permissions nécessaires (voir "Détail de chaque permission" ci-dessous).
  11. Facultatif : définissez sa Portée d'accès (voir "Portée d'accès" ci-dessous).
  12. Facultatif : saisissez un "Maximum initial" de conversations (voir "Comment définir un nombre maximal de conversations pour un utilisateur" ci-dessous). Laissez ce champ vide si vous ne souhaitez fixer aucun maximum.
  13. Cliquez sur "Enregistrer". L'utilisateur peut dès à présent se connecter avec cet identifiant et ce mot de passe.

Questions

Comment ajouter un nouvel agent ?

Allez dans Paramètres > Utilisateurs et cliquez sur "Ajouter un utilisateur". Renseignez un nom et un mot de passe d'au moins 4 caractères, cochez ses permissions, puis cliquez sur "Enregistrer". Il se connectera avec ces identifiants.

Comment limiter un utilisateur à un seul département ?

Modifiez l'utilisateur. Sous "Portée d'accès", à côté de "Départements", cliquez sur "Uniquement", cochez le département souhaité, puis cliquez sur "Enregistrer". S'il ne doit affecter les clients qu'à ce département, réglez aussi "Départements qu'il peut assigner" de la même façon.

Comment masquer les numéros de téléphone des clients à un agent ?

Modifiez l'utilisateur, décochez "Afficher le numéro du contact" dans la section Inbox, puis cliquez sur "Enregistrer".

Comment faire pour qu'un agent ne voie que ses propres conversations ?

Modifiez l'utilisateur. Décochez "Voir les conversations attribuées à d'autres", ainsi que "Voir les conversations non attribuées" si nécessaire. Cliquez ensuite sur "Enregistrer".

Comment restreindre un agent à un numéro WhatsApp précis ?

Modifiez l'utilisateur. Sous "Portée d'accès", réglez "Canaux (lecture)" sur "Uniquement" et cochez ce numéro. Faites de même pour "Canaux (envoi)" s'il ne doit écrire que depuis celui-ci. Cliquez ensuite sur "Enregistrer".

Un collaborateur est parti. Faut-il le supprimer ou le désactiver ?

Désactivez-le si vous prévoyez de rouvrir son compte plus tard. Il sera déconnecté sur le champ et ne pourra plus s'identifier. Supprimez-le si son départ est définitif. La suppression est irréversible.

J'ai accordé de nouvelles permissions à un utilisateur mais il ne voit aucun changement.

Son écran se met à jour automatiquement si SyBox est ouvert. S'il était hors ligne, la modification prendra effet à sa prochaine connexion.

Je ne trouve pas l'administrateur principal dans la liste.

Seul l'administrateur principal peut voir et modifier sa propre fiche. Les autres responsables ne la voient pas.

Pourquoi m'est-il impossible de désactiver ou supprimer mon propre compte ?

Cela évite de vous bloquer vous-même l'accès. Demandez à un collègue possédant la permission "Gérer les utilisateurs" de faire la manipulation.

Puis-je copier les permissions d'un utilisateur sur un autre ?

Oui. Dans la fiche utilisateur, servez-vous du menu "Copier les autorisations de", vérifiez les cases cochées, puis cliquez sur "Enregistrer".

En savoir plus sur Users.