Kontak

Diperbarui

Lokasi: Pengaturan > Tim dan pelanggan > Kontak

Kegunaan:

Halaman ini digunakan untuk mengimpor pelanggan dari file CSV atau Excel, mengekspor pelanggan Anda ke file CSV, menyinkronkan nama pelanggan dari Google Contacts, dan membersihkan kontak yang tidak pernah mengirim maupun menerima pesan sama sekali.

Siapa yang bisa mengakses:

Pengguna yang memiliki izin "Kelola pengaturan organisasi". Mengimpor juga memerlukan izin "Tampilkan nomor kontak". Mengekspor juga memerlukan izin "Lihat direktori kontak" dan "Tampilkan nomor kontak".

Cara mengimpor kontak dari file

  1. Buka Pengaturan > Kontak. Di bawah "Impor kontak dari file", klik "Pilih file".
  2. Pilih file CSV atau file Excel (.xlsx). Setiap baris mewakili satu pelanggan. Pada file Excel, lembar pertama yang akan dibaca. Satu file dapat memuat hingga 20.000 baris. File CSV yang disimpan dari Excel dapat dibaca dengan benar, termasuk nama dalam bahasa Arab, baik disimpan sebagai "CSV UTF-8" maupun "CSV" biasa.
  3. Biarkan "Baris pertama berisi nama kolom" tetap dicentang jika baris pertama berisi judul kolom seperti "Nama" dan "Telepon". Hapus centangnya jika baris pertama sudah berisi data pelanggan.
  4. Pada "Negara untuk nomor yang ditulis tanpa kode negara", pilih negara untuk nomor lokal seperti 01001234567. Nomor yang ditulis lengkap dengan kode negaranya (+20…, 0020…, atau 20…) akan dibaca apa adanya. Negara ruang kerja Anda dipilih secara bawaan.
  5. Di bawah "Isi setiap kolom", pilih isi untuk masing-masing kolom: "Nama", "Nomor telepon", "Email", "Label", "Departemen", salah satu bidang kontak Anda, atau "Jangan impor". SyBox akan mengisinya secara otomatis dari judul kolom jika memungkinkan. Setiap pilihan hanya dapat digunakan pada satu kolom. Kolom nomor telepon wajib ada.
  6. Untuk mengganti nama dan email yang sudah dimiliki pelanggan Anda di SyBox, centang "Ganti nama dan email yang sudah tersimpan". Jika tidak, nama atau email yang diimpor hanya akan mengisi bidang yang masih kosong. Mengganti data memerlukan izin "Edit kontak"; tanpa izin tersebut, hanya nama dan email yang kosong yang akan diisi.
  7. Klik "Periksa file". Belum ada data yang disimpan pada tahap ini. Anda akan melihat berapa banyak pelanggan baru, berapa banyak yang sudah ada di SyBox dan akan diperbarui, serta berapa banyak baris yang bermasalah. Tabel akan menampilkan baris-baris pertama dan setiap baris yang bermasalah.
  8. Klik "Impor". Hanya baris yang lolos pemeriksaan yang akan disimpan. Progres akan ditampilkan selama proses berjalan, dan ringkasan akan muncul di akhir.
  9. Untuk memperbaiki baris yang tidak terimpor, klik "Unduh baris yang bermasalah", perbaiki di dalam file tersebut, lalu impor kembali file itu.

Yang dilakukan saat impor:

  • Nomor yang sudah ada di SyBox akan diperbarui. Nomor tersebut tidak akan ditambahkan dua kali, serta percakapan dan riwayatnya tetap seperti semula.
  • Nomor baru akan dibuatkan data pelanggan tersendiri dan siap digunakan untuk percakapan.
  • Label dan departemen akan ditambahkan ke data yang sudah dimiliki pelanggan. Tidak ada yang dihapus. Tulis beberapa nilai dalam satu sel dengan dipisahkan koma, misalnya "VIP, Kairo". Masing-masing harus sudah ada dengan nama yang sama (dalam salah satu bahasa) di Pengaturan > Label atau Pengaturan > Departemen. Anda hanya dapat menambahkan departemen yang diizinkan untuk Anda tetapkan. Label dan departemen memerlukan izin "Edit kontak", dan label juga memerlukan izin "Tetapkan label ke kontak"; tanpa izin tersebut, kolom-kolom itu akan dilewati.
  • Bidang kontak mengikuti jenis bidangnya: angka untuk bidang angka, tanggal (2026-11-06 atau 6/11/2026) untuk bidang tanggal, salah satu pilihan untuk daftar pilihan, dan ya atau tidak untuk bidang ya / tidak.
  • Sel yang kosong tidak pernah menghapus data apa pun.

Masalah yang mungkin terdapat pada baris:

  • "Bukan nomor telepon yang valid": nomor tidak lengkap, atau tidak memiliki kode negara dan negara yang dipilih tidak sesuai.
  • "Nomor ini sudah ada di baris sebelumnya": pelanggan yang sama muncul dua kali di dalam file. Baris pertama yang akan diimpor.
  • "Tidak ada label dengan nama ini" / "Tidak ada departemen dengan nama ini": nama di dalam file tidak cocok dengan label atau departemen mana pun. Sisa data pada baris tersebut tetap diimpor.
  • "Anda tidak dapat menambahkan pelanggan ke departemen ini": izin Anda tidak mengizinkan Anda menetapkannya.
  • "Nilai ini tidak sesuai dengan bidang": isi sel tidak sesuai dengan jenis bidang kontak tersebut. Sisa data pada baris tersebut tetap diimpor.
  • "Bukan alamat email yang valid": alamat email dilewati. Sisa data pada baris tersebut tetap diimpor.
  • "Pelanggan ini berada di luar percakapan yang dapat Anda lihat": nomor tersebut milik pelanggan yang tidak tercakup dalam izin Anda. Baris ini tidak diimpor.

Cara mengekspor kontak Anda

  1. Buka Pengaturan > Kontak. Di bawah "Ekspor kontak", klik "Unduh CSV".
  2. SyBox menyiapkan file dan menampilkan berapa banyak kontak yang telah ditambahkan sejauh ini. Setelah itu, file akan diunduh.
  3. File tersebut berisi satu baris untuk setiap pelanggan yang diizinkan untuk Anda lihat: nama, nomor telepon, email, saluran, negara, label, departemen, tanggal pelanggan ditambahkan, tanggal pesan terakhir, dan satu kolom untuk setiap bidang kontak. Tanggal mengikuti zona waktu negara ruang kerja Anda.
  4. Buka file tersebut di Excel atau Google Sheets. Nomor telepon ditulis dengan kode negara tanpa tanda "+", sehingga file hasil ekspor dapat diimpor kembali.

Sinkronisasi dengan Google Contacts (jika fitur ini tersedia di ruang kerja Anda):

Cara menghubungkan Google Contacts

  1. Buka Pengaturan > Kontak.
    Settings, Contacts: the "Connect Google Contacts" button
  2. Klik "Hubungkan Kontak Google".
  3. Anda akan diarahkan ke halaman login Google. Pilih akun Google Anda dan berikan izin akses ke kontak.
  4. Anda akan dialihkan kembali ke SyBox, dan akun email Google yang terhubung akan ditandai dengan centang hijau.

Cara menyinkronkan

  • Opsi "Sinkronkan kontak sekarang" akan mengimpor setiap kontak Google yang memiliki nomor telepon berformat internasional yang valid. Fitur ini menambahkan kontak baru dan melengkapi nama. Data nama yang sudah diubah tim Anda di SyBox tidak akan pernah ditimpa. Setelah selesai, akan muncul pesan "Kontak disinkronkan" beserta jumlahnya.
  • Opsi "Perbarui nama saja" hanya melengkapi nama yang kosong pada nomor yang sudah terdaftar di ruang kerja Anda. Opsi ini tidak akan menambahkan kontak baru. Gunakan ini jika akun Google Anda menyimpan banyak kontak pribadi yang tidak ingin dimasukkan ke SyBox. Setelah selesai, akan muncul pesan "Nama diperbarui" beserta jumlahnya.

Cara memutuskan sambungan Google Contacts

  1. Klik "Putuskan sambungan".
  2. Baca konfirmasi yang muncul lalu setujui. SyBox akan berhenti menyinkronkan data, dan akses integrasi di akun Google Anda juga akan dicabut.
  3. Kontak yang sudah masuk ke ruang kerja Anda akan tetap tersimpan. Anda bisa menghubungkannya kembali kapan saja.

Cara menghapus kontak yang tidak terpakai

  1. Klik "Hapus kontak yang tidak digunakan".
    Settings, Contacts: the red "Delete unused contacts" button
  2. SyBox akan menghitung kontak yang sama sekali tidak memiliki riwayat pesan di semua saluran (WhatsApp, SMS, email, Messenger, Instagram).
  3. Jika tidak ada, sistem akan menampilkan "Kontak yang tidak digunakan dihapus (0)" dan tidak ada data yang berubah.
  4. Jika ditemukan, kotak dialog akan menampilkan jumlah kontak tersebut. Klik konfirmasi untuk menghapusnya.
  5. Penghapusan ini bersifat permanen dan tidak dapat dibatalkan.
Apakah sinkronisasi Google Contacts akan menimpa nama kontak yang sudah ditulis tim kami?

Tidak. Nama yang sudah dimasukkan oleh tim Anda tidak akan pernah ditimpa.

Saya hanya ingin memperbarui nama pelanggan yang sudah ada di sistem, bukan memasukkan seluruh buku telepon saya.

Gunakan menu "Perbarui nama saja".

Mengapa saya tidak melihat menu Google Contacts?

Opsi ini hanya muncul jika ruang kerja Anda mendukung fitur tersebut.

Saya tidak melihat "Impor kontak dari file" atau "Ekspor kontak".

Mengimpor memerlukan izin "Tampilkan nomor kontak". Mengekspor memerlukan izin "Lihat direktori kontak" dan "Tampilkan nomor kontak". Hubungi admin Anda.

Apakah impor akan membuat pelanggan ganda?

Tidak. Nomor yang sudah ada di SyBox akan diperbarui, meskipun di dalam file ditulis secara berbeda (dengan spasi, awalan 0, atau 00 sebagai pengganti +).

File Excel saya menampilkan nomor telepon sebagai 2.01E+11.

Begitulah cara Excel menampilkan angka panjang di kolom yang sempit. Nomor lengkapnya masih ada di dalam sel, dan SyBox membacanya secara utuh. Lebarkan kolom untuk melihatnya.