Liens d'accès aux conversations
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Un lien d'accès permet à un intervenant extérieur, comme un transporteur ou un fournisseur, d'ouvrir UNE conversation précise dans son navigateur. Il peut la lire, et répondre si vous le permettez. Il ne se connecte jamais à votre espace et ne voit aucune autre conversation.
- Ouvrez le menu de la conversation (clic droit dessus ou via son menu interne) et choisissez "Créer un lien d'accès". Vous pouvez aussi aller dans "Liens d'accès" depuis le bandeau gauche (sur smartphone, dans le menu principal) et cliquer sur "Nouveau lien".
- Remplissez le formulaire :
- "Envoi à (qui reçoit ce lien)" : un mémo interne pour vous rappeler à qui il est destiné. La personne ne le voit pas.
- "Le nom qu'ils verront pour votre contact" : le nom qui remplacera la véritable identité du client. Laissez vide pour garder son vrai nom.
- "Depuis le numéro" : affiché seulement si plusieurs numéros sont disponibles.
- "Expiration (facultatif)"
- "Mot de passe (6 chiffres, facultatif)" : si vous laissez vide, SyBox en génère un automatiquement.
- "Historique lisible" : "Tout l'historique" ou "À partir de maintenant".
- "permissions" : ce que le destinataire a le droit de faire. Vous pouvez cocher "Lire les messages internes", "Envoyer au contact", "Envoyer en interne", "Envoyer des médias", "Supprimer les messages du contact", "Supprimer les messages internes" et "Réagir", ou utiliser les raccourcis "Tout sauf la suppression" et "Toutes les permissions". La lecture des messages clients est toujours incluse.
- "Notes" (facultatif)
- Cliquez sur "Créer le lien".
- Copiez le lien d'accès ainsi que le mot de passe, puis transmettez-les au partenaire. Le mot de passe ne sera plus jamais réaffiché, copiez-le tout de suite.
- Ouvrez "Liens d'accès".
- Retrouvez le lien et cliquez sur "Copier le lien". Le mot de passe n'apparaît pas dans la liste, servez-vous de celui noté lors de la création.
- Dans "Liens d'accès", cliquez sur "Connectés" sur la ligne du lien. Tous les appareils l'ayant ouvert sont listés avec leur localisation et l'heure de dernière activité.
- Cliquez sur "Se déconnecter" à côté d'un appareil pour couper son accès uniquement. Le lien reste actif pour les autres.
- Dans "Liens d'accès", cliquez sur "Désactiver" pour bloquer le lien. Cliquez sur "Activer" pour le rouvrir.
- Cliquez sur la corbeille pour supprimer définitivement le lien, puis validez.
Ce que voit le partenaire
1. En ouvrant le lien, le partenaire voit s'afficher "Entrez le mot de passe". Il saisit le mot de passe à 6 chiffres et clique sur "Déverrouiller". Le navigateur s'en souvient ; à la suite d'une mise à jour de sécurité le 2026-10-24, toute personne disposant d'un lien protégé doit saisir à nouveau son mot de passe une fois.
2. Il accède alors uniquement à cette conversation. Le client s'affiche sous le nom choisi. Le numéro et la fiche du client restent masqués, et il n'y a ni liste de conversations ni menu général.
3. Il voit l'historique accordé et se limite aux droits cochés. Si l'envoi de messages n'est pas autorisé, aucun champ de saisie n'apparaît.
4. Si le lien est désactivé, un message lui signale son indisponibilité. Un lien expiré cesse immédiatement de fonctionner.
Permissions requises (configurées sur l'écran Utilisateurs)
- "Voir les liens de conversation" permet de consulter la liste "Liens d'accès".
- "Gérer les liens de conversation" permet de créer, désactiver, activer, supprimer des liens et d'en déconnecter les appareils.
Comment changer le mot de passe d'un lien existant ?
Le mot de passe d'un lien déjà créé ne peut pas être modifié. Créez un nouveau lien avec un nouveau code, puis coupez ou supprimez l'ancien.
Je ne trouve pas "Créer un lien d'accès" dans la conversation.
Vous devez avoir la permission "Gérer les liens de conversation". Notez qu'on ne peut pas générer de lien d'accès pour les e-mails, les discussions internes entre collègues ou l'espace d'équipe.
Le partenaire externe a-t-il accès à mes autres conversations ou au numéro du client ?
Non. Il ne voit que cette unique conversation, et le numéro de téléphone du client ne lui est jamais dévoilé.
Le partenaire a égaré son mot de passe.
Il est impossible de récupérer le mot de passe. Générez un nouveau lien pour lui et désactivez le précédent.